低压力的任务提醒方法实践——告别令人头疼的TODO清单
不知道你是否曾因为待办事项过多而苦恼？因为数不清的事项令人疲于应付，我不止一次卸载待办事项的应用。而且，生活似乎也不会因为完成一个个任务发生什么改变，很多时候，做什么比做了什么更重要。
那待办事项的软件是否应该完全放弃呢？我最近在浏览OmniFocus的教学视频的时候，偶然找到Learn OmniFocus频道最新一期视频：2024-05-30 - OmniFocus 4 Workflows with David Sparks - YouTube
David Sparks分享的拉动型任务管理工作流，重塑了我对任务管理的认知。我会在本文和大家分享视频中介绍的方法，以及我个人的思考和实践。希望你可以从中得到启发，找到更加柔和的方式管理任务。
拉动型的任务管理
拉动型任务管理方法的核心在于把重心从任务维度切换到时间维度。简单来讲，是站在时间线角度，考虑是否要抽出某段时间用于处理某个项目。具体实践过程，是先检查提醒列表，再查看项目，最后决定安排一天的时间。
提醒的设置在整个工作流中，显得尤其重要。David Sparks写任务提醒，使用「考虑某某时间块」的句式。举例来说，我们在项目列表中有很多项目，而有提醒作用的任务则是考虑某个项目安排进时间块。如此设计，我们在实际工作过程，就不用看到每个项目的全貌而感到压力，只需要考虑当天是否要安排时间处理对应项目即可。具体项目的细节，我们在对应时间再展开即可。
拉动型任务管理的好处
接下来，我们展开聊聊拉动型任务管理的好处。我自己总结有三点。
主动性
不同的任务描述会给人不同的感受。考虑做某事这种句式，可以让我们在安排一天任务的时候有更强的自主性。考虑，不代表务必。如果任务都是「完成某某任务」，那我们在执行的时候往往会感受到压力和痛苦。当我们主动选择安排某个项目的时间规划的时候，会更有动力去推动项目而非被动完成。如果你在使用任务管理软件感觉到压力，不妨参考学习这种句式，想办法给未来的自己更多的主动权。
可关闭
考虑做某事的另一个好处是可关闭。关闭可能是放弃或者完成，其实只要你考虑了是否安排，就可以点击完成这个任务。相反，如果这个任务是「完成某某任务」，那我们面对的列表很可能长期都无法变化。每一天面对可关闭的任务提醒列表，能给人更多的正向反馈。
弱提醒
考虑做某事的提醒，是弱提醒。它没有截止日期，只需要按照自己的节奏，设置对应的提醒循环即可。弱提醒的好处，就是你可以在打开任务管理软件时候看见，而不打开的时候，你不会被推送或者软件的小红点强提醒。我们在前进过程中，更享受主动推进项目的积极，而不是感受软件带来的强迫。
我在OmniFocus中的实践
学习了David Sparks分享的工作流，我结合自身的实际情况对OmniFocus做了相应的配置。我以拉动型任务管理作为起点，把低压力作为配置目标，成功改造了自己的任务安排方式。如果你不使用OmniFocus，那么参考我的配置思路或许也能带来一些启发。
总览
让我们先看看OmniFocus面板的整体配置。我暂时只保留了两个面板，一是自定义的Next面板，二是软件自带的Review面板。Next面板负责关注下一步行动，而Review面板是自带的回顾面板。
准确说，Next是一个自定义透视的页面，为了不熟悉OmniFocus的朋友方便理解，我统一用面板来描述。
我的OmniFocus可见的只有两个面板，这是为了最大化降低心理负担。Inbox和Projects面板，理论上是GTD必不可少的一环。经过多年的实践，我发现实际工作时，大部分时间都是在处理具体任务而非收集和整理。鉴于此，我直接在面板列表中取消了看上去必不可少的Inbox和Projects，只在我需要的时候使用快捷方式打开。Inbox的数字标志，会给我带来不少压力，隐藏它大大降低了我打开OmniFocus之后的心理负担。Projects同理，如果点开，我就很想做做没有建设性的整理工作，我便一起隐藏了。
Next
Next面板我参考了拉动型任务管理的思路，同时按照自己的需求做了调整。Next面板除了会提醒我考虑时间块之外，还有固定的Routine的提醒以及定时的任务提醒。简言之，我只需要关注Next面板，就可以在合适的时间确定做合适的事。
让我们看看Next的配置规则。Next面板可以展示所有符合我要求的任务，并且对应项目中可以执行的第一个任务。具体的配置是，快到期的任务，或者包含在Reminder和Routine项目下的任务，或者是Someday项目下有旗标的任务。
通过上述配置，我做到了只需要关注Next面板，就可以轻松安排我一天的工作和生活。
让我们从Routine开始看看具体的项目。Routine的任务会在每天早上五点开始出现。这样我起床之后，不管几点，打开Next都可以看到对应需要处理的Routine事项。由于列表展示可以配置只显示第一个可行任务，因此我在执行Routine任务时，只看到第一个可以执行的任务，而不用关注一堆任务。
接下来，我们看看Reminder项目列表，可见所有任务都是灰色，因为它们还没有到开始执行的时间。Reminder任务会在合适的时间展示，搭配推迟至(defer until)功能，可以精确到分钟级别。所以我在Next面板，并不会看到数不清的待办事项，只会在某个时间点之后，出现对应的提醒。
最后看看Someday项目，项目中是我有一天可能会处理的任务列表。一般情况下，这些任务不会出现在Next面板中。当我给其中的任务打上旗标，我就可以在Next面板看到。
项目
最后简单看看全部项目，我的核心项目在Work和Study文件夹中。随着事情的增加和变化，项目列表会慢慢变得混乱。
我始终认为，项目存在的理由不是为了完成，而是为了更好实现我们的目标。项目是目标的基础，行动是项目的基础。如果目标有变化，项目和行动都会一起发生变化。
过去的我看到数不清的项目，会难以适从。最近我开始转换自己的想法，逐渐意识到列出所有项目是为了放弃一些不那么重要的项目。我们只有看到大局，才能更好抓住重点。如果你觉得任务管理吃力，不妨放弃更多低价值的项目，找到真正值得做的高价值事情。这样以来，我们就会用寻宝的心态去面对茫茫多的任务，让任务管理这件事，变得更有趣味性。
扩展思考
从拉动型任务管理的方法学习，再到在OmniFocus的实践，我有三点思考和大家分享。一是做事的主动权要在自己手上。因为状况会持续变化，任务列表不能取代当下的思考。二是决策可以安排在一天不同时刻，不同时间段展示不同任务，可以缓解决策疲劳。三是任务管理只是工作中缓解复杂度的手段，真正突破问题的还是实实在在的行动。
除了对拉动型任务管理的思考，我还意识到任务管理就像一辆自行车，能辅助我们走得更快更远。就如去楼下小卖部买零食，我们不会需要自行车，如果要去更远的地方，自行车就变得重要。值得留意的点是，我们要清晰自己的目标，你是想要去远方，还是想留在家门口做自行车修理工。如果只是不断折腾任务管理，就像是在楼下开了个自行车修理店。话说回来，如果具备一定的修车技能，自行车在长途中遇到问题就不会阻碍我们前进。适当掌握一定的任务管理技能，会我们的前进道路更加顺畅。
结尾
这次拉动型任务管理的工作流分享，希望可以在你忙碌的时候，给你一些灵感和启发。忙碌不意味着成功，行动不意味着到达，但是切莫停下脚步，生命在于折腾。
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我们下篇见！
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